Políticas de Privacidad de la Aplicación Citas UNAH

Fecha Elaboración: 21/06/2024

Fecha Actualización: 24/06/2024

Políticas de Privacidad de la Aplicación CITAS UNAH

General

Las políticas de privacidad de la aplicación CITAS UNAH. Este documento explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos la información que usted nos proporciona al utilizar nuestra aplicación. Es importante que lea detenidamente esta política para comprender nuestras prácticas con respecto a sus datos personales y cómo los manejamos.

Información que Recopilamos

Recopilamos la siguiente información personal de los usuarios autorizados:

• Nombre completo
• Número de Identidad o Pasaporte
• Número de Empleado o Número de Cuenta (personal o estudiantes de UNAH)
• Correo Electrónico
• Teléfono
• Género
• Discapacidad (opcional)
• Tipo de Ingreso (peatonal o vehículo)
• Número de placa del vehículo
• Tipo de vehículo (turismo, motocicleta, camioneta, etc.)
• Departamento que visitará
• Categoría (empleado, servicios, proveedores, reuniones, académico)
• Tipo de participación (individual, grupal)
• Motivo de la visita
• Fecha de la visita
• Duración del código QR (1 día, 1 semana y 1 mes)

Información recopilada automáticamente:

• Registros de ingreso a la aplicación
• Registro de lectura de los códigos QR

Cómo Usamos la Información

Utilizamos la información recopilada para los siguientes propósitos:

• Gestionar y autorizar el acceso controlado al campus universitario y eventos particulares.
• Comunicarnos con los usuarios sobre su visita programada y cualquier cambio relacionado.
• Mejorar y optimizar la funcionalidad de nuestra aplicación y servicios.
• Cumplir con las regulaciones y políticas internas de seguridad.
• Realizar auditorías internas para garantizar el cumplimiento de nuestras políticas.

 Información que tú y nosotros compartimos

 Las personas autorizadas para el acceso a la app citas unah, en cualquiera de sus dependencias, que tenga relación con los procedimientos mencionados en la política interna sobre uso de la APP CITAS UNAH (conforme a las funciones asignadas) debe tener las credenciales de acceso a las aplicaciones y módulos a través de los cuales se administran las citas; y responderá de forma individual por su correcto uso, custodia y consulta diaria.

Las personas autorizadas no comparten ninguna información personal.

Las personas autorizadas recopilan la información personal, luego el sistema genera un código QR con el dato del nombre completo de la persona que tiene el acceso autorizado para su ingreso. Ese código QR es único e intransferible y se comparte únicamente al interesado via correo electrónico institucional.

Retención de Datos

Mantenemos la información personal durante el tiempo necesario para cumplir con los propósitos descritos en esta política de privacidad, a menos que se requiera o permita un período de retención más largo por ley. El Reglamento de Propiedad Intelectual de la UNAH en su capítulo IV "política de Tecnologías de Información y comunicación en derecho de autor.

Actualizaciones de Políticas de Privacidad

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política de privacidad ocasionalmente. En la página web estarán publicados con sus fechas correspondientes sobre los cambios significativos en la forma en que tratamos la información personal enviando una notificación de aviso prominente en nuestra aplicación.

Contacto

Si tiene preguntas o inquietudes sobre nuestras políticas de privacidad, o desea ejercer sus derechos relacionados con sus datos personales, contáctenos a través de soporte.unahvs@unah.edu.hn

Políticas internas de UNAH Campus Cortés sobre la aplicación de citas UNAH para las ceremonias de graduación.

Fecha Elaboración: 21/06/2024

Fecha Actualización: 24/06/2024

1. INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene por objetivo definir las políticas internas de uso y manejo de la app de Control de Citas UNAH, y cumple con la finalidad de autorizar el acceso controlado de los invitados y graduandos generando un control que favorezca la solemnidad de las ceremonias de graduación pública.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Las presentes políticas son aplicables únicamente para los usuarios autorizados distribuidos de la forma siguiente:

Generadores de códigos QR: Son los colaboradores que contribuyen en el manejo de la información para la generación de las invitaciones mediante código QR.

Lectores de códigos QR: Es el equipo de apoyo que colabora con la lectura de códigos QR en las ceremonias de graduación pública.

Usuarios del código QR: Son los graduandos que mediante un enlace de formulario generan la información que permite activar los códigos QR para los dos invitados que le acompañaran el día del evento.

3. ASPECTOS GENERALES

3.1.   El sistema para crear las invitaciones funcionará con base a los principios de seguridad, eficiencia, responsabilidad e integridad.

3.2.   Las políticas serán actualizadas según requerimientos y disposiciones que implemente la Secretaría Académica.

3.3.   La Secretaría Académica define los tipos de usuarios según funciones y roles. Las categorías serán: generadores de acceso, lectores de códigos y los graduandos según ceremonia programada.

3.4.   La Secretaría Académica se reserva el derecho de establecer el número de invitados al evento de graduación según la capacidad física instalada disponible.

3.5.   La Secretaria Académica del centro será la responsable de la administración de la aplicación, de los monitoreo y cumplimiento de estas políticas y de los cambios que resulten pertinentes.

3.6.   Los códigos QR generados por la plataforma de Control de Citas UNAH, serán los únicos autorizados para ingresar al evento de graduación.

3.7.   La Secretaría Académica es responsable de dirigir, coordinar y controlar la gestión de las invitaciones. De igual forma es responsable de velar por el cumplimiento y actualización de estas políticas.

3.8.   Las observaciones o consultas respecto a la administración de las invitaciones deben comunicarse a los usuarios autorizados que generarán códigos QR (personal de la Secretaría propiamente).

3.9.   La Secretaría Académica dará seguimiento a la aplicación y mejora de los procedimientos relacionados con la administración de las invitaciones.

3.10. El personal involucrado en la generación y lectura de códigos, así mismo, graduandos e invitados están obligados a conocer y cumplir las políticas y procedimientos establecidos en este documento.

3.11. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en el presente documento generará responsabilidad para el empleado y estudiante según la normativa institucional.

3.12. La Secretaría Académica realizará auditorías aleatorias y no anunciadas al personal para asegurar que se cumplan con las políticas establecidas para la administración de invitaciones y accesos al evento.

3.13. Los usuarios deberán de seguir las políticas establecidas por la Secretaría Académica, en caso contrario se suspenderá el acceso al sistema.

3.14. La aplicación será instalada en los dispositivos personales de los usuarios.

3.15. La aplicación será instalada en las tabletas de la institución para que el personal de seguridad pueda hacer uso de estas.

3.16. La Secretaría Académica realizará auditorías aleatorias y no anunciadas al personal para asegurar que se cumplan con las políticas establecidas para la administración de invitaciones y accesos al evento.

 3. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

 3.1  Instrucciones y responsabilidad de los generadores de código QR

3.1.1 Los usuarios autorizados para generar invitaciones QR deberán solicitar con tiempo de 30 días hábiles de anticipación la información necesaria a los graduandos para proceder con las invitaciones correspondientes. Para este proceso se requiere: 

Graduando: 

• Nombre completo 
• Carrera que estudia 
• No. de cuenta. 
• DNI (Documento Nacional Identificación)
• Teléfono 
• Correo personal 

 Invitados: 

• Nombre completo. 
• DNI (Documento Nacional Identificación)

 3.1.2  Los empleados asignados para la generación de códigos QR serán seleccionados por esta dependencia, debidamente capacitados utilizando las credenciales de su correo institucional. 

3.1.3  El equipo generador de códigos QR hará uso de las Tablet institucionales que ya disponen la DEGT. 

3.1.4  El pin y los accesos los asignará la DEGT con previa autorización de la Secretaría Académica, y solo a usuarios autorizados para generar código QR. 

3.1.5  Los usuarios deberán de seguir las políticas establecidas por la Secretaría Académica, caso contrario se suspenderá el acceso al sistema. 

3.1.6  El personal involucrado en la generación y lectura de códigos, así mismo, graduandos e invitados están obligados a conocer y cumplir las políticas y procedimientos establecidos en este documento. 

3.1.7  El personal debe guardar la debida discreción, confidencialidad y ética en el manejo de la información registrada en el sistema de administración de invitaciones a la ceremonia de graduación. 

3.1.8  La información generada por el sistema es de uso exclusivo de la UNAH, no deberá de compartirse para ningún fin, salvo para el que fue diseñado. 

3.1.9  Debe de asegurarse que toda la información ingresada al sistema sea verificada de acuerdo con un documento de identificación personal. Como ser:  

• Tarjeta de identidad. 
• Pasaporte. 
• Partida de nacimiento. 

3.1.10 Por ninguna circunstancia deberá de compartir sus credenciales de acceso del sistema de invitaciones a personas, no autorizadas para ingresar al evento de graduación. 

3.1.11 Todo código QR generado con su usuario, será registrado bajo su responsabilidad.

3.2   Instrucciones y responsabilidad de los lectores de código QR

3.2.1 El personal de apoyo encargado de la lectura de códigos QR, tendrá acceso a la aplicación de invitaciones única y exclusivamente para el control de la lectura de códigos QR.

3.2.2 Los usuarios deberán de seguir las políticas establecidas por la Secretaría Académica, caso contrario se suspenderá el acceso al sistema. 

3.2.3 El personal involucrado en la generación y lectura de códigos, así mismo, graduandos e invitados están obligados a conocer y cumplir las políticas y procedimientos establecidos en este documento. 

3.2.4 La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en el presente documento generará responsabilidad para el empleado y estudiante según la normativa institucional. 

3.2.5 Para el ingreso al evento de graduación el Graduando y sus invitados deben presentar obligatoriamente su invitación digital o impresa.  

3.2.6 Al momento de verificar el código QR se le solicitará una identificación como ser: 

• Tarjeta de identidad. 
• Pasaporte. 
• Partida de nacimiento. 

3.2.8 El personal de apoyo deberá de escanear y cotejar la información mostrada en el sistema con un documento de identificación. 

3.2.9 El personal de apoyo ingresara con su número de PIN asignado. En el caso de olvido del PIN el colaborador deberá de reportarlo al equipo de apoyo DEGT. 

3.3  Instrucciones y responsabilidades para los invitados

3.3.1 Los invitados deberán presentar su código QR digital o impreso, al personal encargado de escanear los QR con su respectiva identificación personal.

3.3.2 En caso de extravío del código QR el equipo de apoyo corroborará en la aplicación los datos de identificación con un respectivo documento:

• Tarjeta de identidad.
• Pasaporte.
• Partida de nacimiento.

3.3.3  El personal de apoyo solo permitirá el acceso a la persona que tiene su código QR válido. Los demás no podrán ingresar a las instalaciones.

3.3.4  No se permitirá el acceso a personas que presenten códigos QR alterados o generados por otras aplicaciones.

3.3.5  En caso de los invitados que presenten discapacidad, embarazo o tercera edad tendrán un trato preferencial al momento de ingresar al recinto de graduación.

3.3.6  Los graduandos pueden solicitar cambios en la información de su invitación solamente en caso de fuerza mayor. La solicitud deberá ser remitida a la Secretaría Académica a través de correo electrónico secretaria.unahvs@unah.edu.hn, acompañada de la siguiente información:

Código QR que se desea dejar sin valor y efecto y los datos que se detallan:

Graduando: 

• Nombre completo 
• Carrera que estudia 
• No. de cuenta. 
• DNI (Documento Nacional Identificación)
• Teléfono 
• Correo personal 

 Invitados: 

• Nombre completo. 
• DNI (Documento Nacional Identificación)

posteriormente, la secretaria procederá a analizar la información, si la solicitud es admitida, el cambio deberá ser autorizado por la Secretaria Académica, para tal efecto, se requiere:

Secretaría