Políticas internas de UNAH-VS sobre el Sistema de Administración de visitas para la aplicación durante la pandemia del covid-19
Fecha Elaboración: 25/01/2021
Fecha Actualización: 07/04/2021
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene por objetivo definir las políticas internas de uso y manejo de la APP VISITAS UNAH, que será instalado en los dispositivos móviles de los empleados autorizados. El sistema de APP VISITAS UNAH tiene como objetivo autorizar el acceso controlado a las personas que visitan el centro regional. Dado que el país ha sido afectado por la pandemia de Covid-19 y se requiere que exista un control minucioso en el ingreso de las personas a las instalaciones, esto para evitar aglomeración en los diferentes espacios y, como consecuencia de esto, contagios.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Las presentes políticas son aplicables únicamente para los usuarios autorizados de UNAH-VS, durante la pandemia de covid-19. La Dirección de UNAH-VS, de acuerdo al contexto definirá los horarios y fechas de atención, los mismos serán comunicados a los usuarios autorizados para que los consideren en la generación de sus citas.
3. ASPECTOS GENERALES
3.1. El sistema de administración de visitas estará al servicio de los intereses de la comunidad universitaria y funcionará con base a los principios de SEGURIDAD y EFICIENCIA; asimismo con base a los valores de responsabilidad e integridad.
3.2. Las políticas serán actualizadas una vez que se normalice la situación, y haya un documento emitido por el Consejo Universitario de volver a la presencialidad.
3.3. Los usuarios que puede servirse del sistema de visitas de UNAH-VS, son todas aquellas personas que requieran el ingreso al campus con una previa aprobación, llámese, autoridades, docentes, personal administrativo, personal de servicio, y personas externas a la institución.
3.4. La dirección del centro define a los tipos de usuarios que puedan registrar las visitas, las categorías serán: Dirección, Subdirecciones y Jefes de departamentos.
3.5. Los usuarios autorizados para registrar visitas, deberán exigir que la solicitud de ingreso se les presente vía correo institucional (en el caso de ser empleado) o correo personal en el caso de personas externas a la institución. La información deberá incluir:
Información:
-Nombre completo
-Número de Identidad o Pasaporte
-Número de Empleado o Número de Cuenta (personal o estudiantes de UNAH)
-Correo Electrónico
-Teléfono
-Género
-Discapacidad
-Tipo de Ingreso (peatonal o vehículo)
-Número de la placa del vehículo
-Tipo de vehículo (turismo, motocicleta, camioneta…)
-Departamento que Visitará
-Categoría (empleado, servicios, proveedores, reuniones, académico)
-Tipo de participación (individual, grupal)
-Motivo de la Visita.
-Fecha de la Visita
-Duración del Código QR (1 día, 1 semana y 1 mes)
3.6. Los usuarios autorizados para registrar visitas, serán los que tendrán la facultad para determinar la duración del código QR (1 día, 1 semana o 1 mes), basándose en el motivo de la visita al centro, previamente presentada por los usuarios.
3.7. La Dirección del centro, es la encargada de definir la cantidad de visitas por día.
3.8. La dirección del centro será la responsable de la administración de la aplicación, de los monitoreo y cumplimiento de estas políticas y de los cambios que se hagan a la aplicación.
3.9. Los empleados ingresaran a la aplicación utilizando las credenciales de su correo institucional y los demás con un PIN asignado.
3.10. La DEGT publicara en la Playstore de Android la aplicación para que los usuarios autorizados la descarguen e instalen en sus dispositivos.
3.11. El personal de seguridad tendrá acceso a la aplicación de visitas únicamente para poder escanear el código QR y poder autorizar el acceso a las personas al campus universitario.
3.12. El pin y los accesos lo asignará la DEGT con previa autorización de la Dirección del Centro.
3.13. El código QR del empleado obtenido en la plataforma de sirh.unah.edu.hn, no estarán autorizado para acceder al campus universitario.
3.14. El código QR de estudiantes obtenido por la plataforma de registro.unah.edu.hn, no estará autorizado para acceder al campus universitario.
3.15. Los códigos QR generados por la plataforma de APP de Visitas serán los únicos autorizados para acceder al campus universitario.
3.16. Los usuarios autorizados pueden generar citas en los siguientes horarios: de Lunes a Sábado de 6:00 a.m. a 9:00 p.m. En caso de haber un cambio, la dirección lo notificará oportunamente.
3.17. La dirección del Centro limitará el acceso al campus universitario en los días de asueto programados en el calendario académico.
3.18. Los usuarios deberán de seguir las políticas establecidas por la Dirección del Centro, en caso contrario se suspenderá el acceso al sistema.
3.19. La Dirección es responsable de dirigir, coordinar y controlar la gestión de visitas. De igual forma es responsable de velar por el cumplimiento y actualización de estas políticas.
3.20. Las observaciones o consultas respecto a la administración de visitas deben comunicarse a los usuarios autorizados para registrar visitar mediante correo electrónico.
3.21. La Dirección del Centro dará seguimiento a la aplicación y mejora de los procedimientos relacionados con la administración de visitas.
3.22. Todo personal de UNAH-VS está obligado a conocer y cumplir con las políticas y procedimientos establecidos en este documento.
3.23. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en el presente documento generará responsabilidad para el empleado y estudiante según la normativa institucional.
3.24. El personal debe guardar la debida discreción y confidencialidad de la información registrada en el sistema de administración de visitas.
3.25. Todo personal, en cualquiera de sus dependencias, que tenga relación con los procedimientos mencionados (conforme a las funciones asignadas) debe tener las credenciales de acceso a las aplicaciones y programas a través de los cuales se administran las visitas; y responderá de forma individual por su correcto uso, custodia y consulta diaria.
3.26. La Dirección del Centro realizará auditorías aleatorias y no anunciadas al personal para asegurar que se cumplan con las políticas establecidas para la administración de visitas.
3.27. Los usuarios autorizados podrán solicitar cambios en los procedimientos y políticas con el objetivo de optimizarlos o actualizarlos. La solicitud deberá ser remitida a la dirección de centro a través de mensaje de correo electrónico. La Dirección procederá a analizarla junto con la DEGT de UNAH-VS. Si la solicitud es admitida, el cambio deberá ser autorizado por la dirección, procederá a realizar las gestiones requeridas para ejecutar el cambio e informar a los usuarios internos al respecto y su entrada en vigor.
3.28. La salida peatonal será la misma de la entrada principal y la salida vehicular será exclusivamente por el portón salida sur.
4. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
4.1 Instrucciones para Habilitar y Quitar Usuarios.
4.1.1 La Dirección del Centro, autoriza de forma automática a la Subdirecciones y jefes de departamentos para que puedan generar visitas.
4.1.2 Las subdirecciones y jefes de departamentos podrán solicitar vía oficio a la Dirección del Centro, para transferir su acceso de la APP VISITAS UNAH a otra persona de su equipo de trabajo. Solo se permitirá un acceso por departamento.
4.1.3 Los usuarios deberán de seguir las políticas establecidas por la Dirección del Centro, en caso contrario se suspenderá el acceso al sistema.
4.2 Responsabilidades del Usuario.
4.2.1 La información generada por el sistema es de uso exclusivo de la UNAH, no deberá de compartirse para fines comerciales.
4.2.2 Debe de asegurarse que toda la información ingresada al sistema sea verificada de acuerdo con un documento de identificación de la persona. Como ser; carne de empleado o estudiante, Licencia de conducir, tarjeta de identidad, pasaporte o partida de nacimiento.
4.2.3 Por ninguna circunstancia deberá de compartir sus credenciales de acceso del sistema de visitas a personas, no autorizadas para ingresar al campus universitario.
4.2.4 Todo código QR generado con su usuario, será registrado bajo su responsabilidad.
5. USO DE LA APLICACIÓN
5.1 Condiciones Generales.
5.1.1 La aplicación será instalada en los dispositivos personales de los usuarios.
5.1.2 La aplicación será instalada en las tabletas de la institución para que el personal de seguridad pueda hacer uso de estas.
5.1.3 Los jefes de departamento al momento de crear citas deberán de asegurarse de registrar los datos correctamente y, compartir el código QR únicamente a la persona autorizada para ingresar.
5.1.4 El personal de seguridad deberá de escanear y cotejar la información mostrada en el sistema con un documento de identificación.
5.1.5 En el caso que el usuario desinstale la aplicación en su dispositivo móvil deberá de volver a descargarla de PLAYSTORE de Android.
5.1.6 Los jefes de departamento utilizaran las credenciales de su correo institucional para acceder a la APP VISITAS UNAH.
5.1.7 El personal de seguridad ingresara con su número de PIN asignado. En el caso de olvido del PIN el guardia deberá de reportarlo a su supervisor de seguridad. El supervisor de seguridad deberá de reportarlo a la dirección del centro regional. La dirección del centro regional autorizara un nuevo PIN para que la DEGT lo otorgue.
5.1.8 Las credenciales de acceso son de carácter confidencial y no deberán de ser compartidas con otras personas no autorizadas.
6. USO DEL CÓDIGO QR
6.1 Instrucciones para el Jefe Departamento
6.1.1 El jefe del departamento explicará al visitante que el código QR garantiza el acceso únicamente a la persona autorizada por lo cual, sí viene acompañado, el personal de seguridad solo dejará ingresar a la persona autorizada.
6.1.2 El jefe departamento creará la visita a través del APP VISITAS UNAH y entregará el código QR vía correo electrónico, mensaje de WhatsApp, Telegram o cualquier medio digital al o los visitantes autorizados.
6.1.3 El jefe del departamento explicará al visitante la importancia de no compartir su código QR.
6.1.4 El jefe del departamento explicará al visitante el tiempo de validez del código QR.
6.1.5 El jefe del departamento explicará al visitante que adicional al código QR, deberá portar un documento de identificación Como ser; carne de empleado o estudiante, Licencia de conducir, tarjeta de identidad, pasaporte o partida de nacimiento. Para que pueda presentarlo al personal de seguridad y pueda acceder al campus universitario.
6.2 Instrucciones para el Visitante
6.2.1 El visitante deberá de presentar su código QR ya sea digital o impreso, al personal de seguridad. En caso de extravío del código QR, podrá presentar su documento de identificación Como ser: carné de empleado o estudiante, licencia de conducir, tarjeta de identidad, pasaporte o partida de nacimiento.
6.2.2 En caso de que el tiempo de validez del código QR haya expirado, el visitante deberá de contactar al jefe del departamento para que le autorice y envíe un nuevo código QR.
6.2.3 El personal de seguridad solo permitirá el acceso a la persona que tiene su código QR válido. Los demás no podrán ingresar a las instalaciones.
6.3 Instrucciones para el Personal de Seguridad
6.3.1 El personal de seguridad deberá de solicitar el código QR a todas las personas que desean ingresar al campus universitario. Ya sea por entrada vehicular o peatonal.
6.3.2 El acceso autorizado para el ingreso y salida del campus, es la entrada principal (acceso peatonal y vehicular), además, el visitante deberá presentar el código QR para el registro su estrada y salida.
6.3.3 En el caso que un visitante desea acceder al campus universitario y éste no posee código QR o es invalido, el guardia deberá de explicar al visitante que deberá de comunicarse con su jefe del departamento a cuál está asignado para que le autorice y envíe un código QR para acceder al campus universitario.
6.3.4 El personal de seguridad deberá de reportar a sus supervisores cualquier actividad sospechosa en el momento que lo considere necesario.